Jau beveik dešimtmetį dirbu finansų srityje, o pastaruosius penkerius metus vadovauju vidutinio dydžio įmonės finansų skyriui. Per šį laiką teko išbandyti ne vieną buhalterinę programą – nuo paprasčiausių sprendimų iki sudėtingų ERP sistemų. Šiandien noriu pasidalinti savo patirtimi ir praktiniais pastebėjimais, kurie galbūt padės jums priimti geresnį sprendimą svarstant kokią buhalterinę programą rinktis.
Kaip mes priėjome prie sprendimo keisti programą
Prieš metus mūsų įmonė susidūrė su dilema – senoji buhalterinė programa nebeatitiko augančių verslo poreikių. Pradėjome susidurti su neefektyviais procesais: daug rankinio darbo, atskirų sistemų nesuderinamumas, lėtas ataskaitų generavimas, nuolatinės klaidos. Visa tai ne tik ėmė varginti finansų skyrių, bet ir pradėjo neigiamai veikti verslo sprendimų priėmimo greitį.
Po ilgų diskusijų su komanda, IT specialistais ir išoriniais konsultantais, nusprendėme, kad metas pokyčiams. Pradėjome programos paieškos kelionę, kuri pasirodė esanti sudėtingesnė nei tikėjomės.
Nematomos detalės, kurios pasirodo tik pradėjus naudoti
Kai renkiesi naują buhalterinę programą, tiekėjai tau parodys gražias prezentacijas, įspūdingas funkcijų sąrašo lenteles ir žadės, kad jų sistema išspręs visas problemas. Tačiau tik pradėjus kasdien naudotis programa, atsiskleidžia tikroji jos vertė ir niuansai, kurių nepamatysi jokioje demonstracijoje.
Vartotojo sąsaja: smulkmena, kuri nulemia viską
Viena iš pirmųjų pamokų, kurią išmokau – vartotojo sąsaja nėra antraeilė detalė. Senojoje sistemoje daug funkcijų buvo „paslėptos” po keliais meniu lygiais, o tai reiškė, kad kasdien naudojamoms funkcijoms pasiekti reikėdavo atlikti 4-5 paspaudimus. Naujojoje programoje dažniausiai naudojamos funkcijos yra vos vieno paspaudimo atstumu, o tai sutaupo dešimtis minučių kiekvieną dieną.
Dar vienas svarbus aspektas – spalvinis kodavimas ir vizualiniai elementai. Mūsų naujoji sistema naudoja aiškų spalvinį kodavimą (pvz., raudona – vėluojantys mokėjimai, žalia – apmokėtos sąskaitos), kas leidžia akimirksniu gauti reikiamą informaciją.
Paieškos funkcija: kasdienio darbo pagrindas
Senojoje sistemoje paieška veikė tik pagal tikslų dokumento numerį ar datą. Naujojoje programoje paieška veikia panašiai kaip „Google” – įvedi bet kokį raktažodį, ir sistema randa visus susijusius dokumentus, klientus ar operacijas. Šis, atrodytų, paprastas skirtumas pakeitė mūsų darbo greitį radikaliai.
Pavyzdžiui, klientui paskambinus dėl sąskaitos, užtenka įvesti dalį jo pavadinimo ar sąskaitos informacijos, ir per sekundę matome visą istoriją. Seniau tokia paieška galėjo užtrukti iki kelių minučių, o įsivaizduokite, kiek tokių paieškų atliekame per dieną!
Automatizacija: smulkūs stebuklai kasdienybėje
Vienas didžiausių atradimų buvo automatizacijos galimybės, kurias anksčiau atlikdavome rankiniu būdu:
Pasikartojančios sąskaitos faktūros. Mūsų įmonė kas mėnesį išrašo apie 50 pasikartojančių sąskaitų faktūrų nuolatiniams klientams. Senojoje sistemoje kiekvieną reikėdavo kurti iš naujo. Naujoji programa leidžia sukurti šabloną ir automatiškai generuoja sąskaitas nustatytą mėnesio dieną – sutaupome apie 4 valandas darbo kiekvieną mėnesį.
Priminimų sistema. Anksčiau sekdavome mokėjimų terminus Excel lentelėje. Dabar sistema automatiškai siunčia priminimus klientams apie artėjančius mokėjimo terminus ir informuoja mus apie vėluojančius mokėjimus. Rezultatas – debitorinis įsiskolinimas sumažėjo 30% per pirmus tris mėnesius.
Bankinių operacijų sutikrinimas. Tai užduotis, kuri anksčiau užimdavo beveik visą darbo dieną kiekvieno mėnesio pabaigoje. Naujoji sistema automatiškai susieja banko išrašo operacijas su sistemoje esančiomis sąskaitomis, palikdama mums tik nestandartinių operacijų peržiūrą. Dabar šis procesas užtrunka apie valandą.
Niuansai, kurių nepastebėjome rinkdamiesi, bet dabar vertiname labiausiai
Kai rinkosi programą, buvo keletas funkcijų, kurioms neskyrėme daug dėmesio, bet dabar jos tapo nepakeičiamos mūsų darbe.
Dokumentų priedų sistema
Galimybė prikabinti elektroninius dokumentus prie kiekvienos operacijos sistemoje – funkcija, kurios vertę supratome tik pradėję naudotis. Anksčiau laikėme sutartis, aktus ir kitus dokumentus atskirose katalogų struktūrose serveryje. Dabar visa informacija susieta tiesiogiai su operacijomis – jokio papildomo ieškojimo ar painiavos.
Pavyzdžiui, klientui paklausus apie konkretų mokėjimą, galime akimirksniu pasiekti ne tik finansinę informaciją, bet ir susijusias sutartis, susirašinėjimą ar priėmimo-perdavimo aktus.
Vartotojų teisių valdymas
Senojoje sistemoje turėjome tik du lygius – administratorius ir paprastas vartotojas. Naujoji programa leidžia kurti labai detalizuotus prieigos profilius. Dabar pardavimų vadybininkai mato tik savo klientų informaciją, projektų vadovai – tik savo projektų finansus, o aukščiausio lygio vadovai gauna specializuotas suvestines.
Ši galimybė ne tik pagerino duomenų saugumą, bet ir supaprastino darbuotojų darbą – jie mato tik tą informaciją, kuri jiems aktuali, be perteklinio informacijos triukšmo.
Mobilios prieigos vertė
Kai rinkome programą, mobili prieiga atrodė kaip „gera turėti” funkcija, bet ne esminė. Tačiau ji tapo neįkainojama! Direktorius dabar gali patvirtinti svarbius mokėjimus būdamas verslo kelionėje, pardavimo vadybininkai išrašo sąskaitas iškart po susitikimų su klientais, o finansų vadovas gali patikrinti įmonės finansinius rodiklius bet kuriuo metu.
Ypač vertinga tapo pandemijos metu, kai darbas iš namų tapo norma – sistema veikia identiškai tiek kompiuteryje, tiek planšetėje, tiek telefone.
Integracijos: sklandumo paslaptis
Prieš metus net neįsivaizdavome, kiek laiko galima sutaupyti tiesiog integravus skirtingas sistemas. Štai kelios integracijos, kurios labiausiai pakeitė mūsų darbą:
Bankininkystės integracija
Tiesioginė integracija su elektronine bankininkyste leidžia inicijuoti mokėjimus tiesiogiai iš buhalterinės programos. Anksčiau reikėdavo rankiniu būdu suvesti mokėjimo duomenis į banko sistemą – dabar viskas vyksta vienu paspaudimu, be perrašymo klaidų rizikos.
CRM integracija
Klientų informacija, sutartys ir pasiūlymai iš CRM sistemos automatiškai sinchronizuojami su buhalterine programa. Kai pardavimų vadybininkas sukuria naują klientą CRM sistemoje, jis iškart atsiranda ir buhalterinėje programoje – nereikia dubliuoti darbo, mažiau klaidų.
El. komercijos integracija
Mūsų internetinės parduotuvės užsakymai automatiškai perkeliami į buhalterinę sistemą. Sąskaitos faktūros generuojamos automatiškai, atsargos atnaujinamos realiu laiku, o mokėjimai sutikrinami be rankinio įsikišimo. Tai ne tik taupė laiką, bet ir leido išvengti „žmogiškųjų klaidų”, kurios anksčiau buvo gana dažnos.
Ataskaitų lankstumas: nuo duomenų iki įžvalgų
Vienas didžiausių mūsų ankstesnės sistemos trūkumų buvo ribotais ataskaitų kūrimo galimybės. Naujoji programa pakeitė mūsų požiūrį į duomenų analizę.
Individualizuotos ataskaitos
Dabar galime kurti ataskaitas pagal bet kokius parametrus – klientų grupes, projektus, padalinius, laikotarpius ar produktų kategorijas. Tai leido atsakyti į specifinius verslo klausimus, pavyzdžiui:
- Kurie produktai generuoja didžiausią maržą?
- Kurie klientai vėluoja atsiskaityti dažniausiai?
- Kaip skiriasi skirtingų padalinių efektyvumas?
Anksčiau tokiai analizei reikėdavo eksportuoti duomenis į Excel ir ten juos apdoroti – procesas, kuris užimdavo valandas ir buvo linkęs į klaidas.
Vizualizacijos galimybės
Skaitmenys yra svarbūs, bet grafinis jų pateikimas leidžia greičiau pastebėti tendencijas. Naujoji programa siūlo įvairias vizualizacijos galimybes – nuo paprastų grafikų iki interaktyvių diagramų. Tai ypač vertinga pristatant finansinius rezultatus vadovams, kurie nėra finansų specialistai.
Realaus laiko valdymo skydelis
Viena naudingiausių funkcijų pasirodė esanti valdymo skydelis (dashboard), kuris realiu laiku rodo pagrindinius veiklos rodiklius. Direktorius gali bet kuriuo metu matyti pardavimų tendencijas, pinigų srautus ir kitus svarbius rodiklius. Tai pakeitė sprendimų priėmimo greitį – nebereikia laukti mėnesio pabaigos ataskaitų.
Mokymosi kreivė: tikrovė, su kuria susidūrėme
Rinkdamiesi programą, dažnai pamirštame įvertinti, kiek laiko užtruks, kol darbuotojai išmoks ja efektyviai naudotis. Mūsų patirtis atskleidė keletą įdomių niuansų:
Skirtingi prisitaikymo greičiai
Jaunesni darbuotojai įsisavino naują sistemą per kelias dienas, vyresniems kolegoms prireikė kelių savaičių. Svarbu į tai atsižvelgti planuojant perėjimą – vieniems reikės daugiau pagalbos nei kitiems.
Pasipriešinimas pokyčiams
Net ir akivaizdžiai geresnė sistema iš pradžių sulaukė pasipriešinimo iš kai kurių darbuotojų. „Senojoje sistemoje žinojau, kaip viskas veikia” – dažna frazė pirmomis savaitėmis. Svarbu skirti laiko parodyti, kaip naujoji sistema palengvins kasdienį darbą.
Mokymų svarba
Investicija į išsamius mokymus atsipirko su kaupu. Mūsų tiekėjas pasiūlė personalizuotus mokymus skirtingoms darbuotojų grupėms (buhalteriams, vadybininkams, vadovams), kas leido kiekvienam sutelkti dėmesį į jiems aktualiausias funkcijas.
Palaikymo kokybė
Tai aspektas, kurio dažnai neįvertiname rinkdamiesi programą, bet jis tampa kritiškai svarbus eksploatacijos metu. Mūsų tiekėjo reagavimo laikas į klausimus ir problemas buvo įspūdingas – dažniausiai sulaukdavome pagalbos per valandą. Tai leido išvengti ilgų prastoviį ir frustracijos.
Praktiniai patarimai iš patirties
Po metų intensyvaus naudojimosi norėčiau pasidalinti keliais patarimais, kurie galbūt sutaupys jums laiko ir nervų:
1. Duomenų migracijos planavimas
Duomenų perkėlimas iš senosios į naująją sistemą užtruko ilgiau nei tikėjomės. Patarimas – pradėkite nuo mažesnio duomenų kiekio (pvz., paskutinių 3 mėnesių) ir tik įsitikinę, kad viskas veikia sklandžiai, perkelkite istorinius duomenis. Mes bandėme perkelti iškart viską, ir tai sukėlė nemažai problemų.
2. Tarpinis laikotarpis
Pirmąjį mėnesį vykdėme apskaitą lygiagrečiai abiejose sistemose – tai reikalavo papildomo darbo, bet leido įsitikinti, kad naujoji sistema veikia korektiškai ir rezultatai sutampa. Ši atsargumo priemonė pasirodė esanti verta papildomo darbo.
3. Čempionų komanda
Kiekvienam skyriui paskyrėme po „čempioną” – darbuotoją, kuris greičiau įsisavino naują sistemą ir galėjo padėti kolegoms. Tai sumažino krūvį IT skyriui ir paspartino mokymosi procesą.
4. Dokumentuokite procesus
Sukūrėme vidinius gidus ir procedūras naujajai sistemai – tai padėjo standartizuoti darbą ir sumažino klaidų skaičių. Po metų šie dokumentai vis dar naudojami apmokant naujus darbuotojus.
5. Reguliarūs atnaujinimai
Nepraleiskite programos atnaujinimų – juose dažnai būna ne tik saugumo pataisymų, bet ir naujų funkcijų ar patobulinimų. Mes kartą praleidome svarbų atnaujinimą ir vėliau teko spręsti suderinamumo problemas.
Nenumatyti privalumai, kuriuos atradome
Pradėję naudoti naują sistemą, atradome keletą privalumų, kurių iš pradžių net nesitikėjome:
Nuotolinio darbo palengvinimas
Kai prasidėjo pandemija, perėjimas prie nuotolinio darbo mums buvo sklandus – visi duomenys buvo debesyje, o prieiga galima iš bet kur. Įmonės, vis dar naudojusios senesnio tipo sistemas, susidūrė su rimtais iššūkiais.
Dokumentų skaitmenizavimas
Naujoji sistema paskatino mus pereiti prie visiško dokumentų skaitmenizavimo – popierinių dokumentų beveik nebeliko. Tai ne tik taupo fizinę erdvę, bet ir leidžia greitai rasti reikiamą informaciją.
Geresnis bendradarbiavimas tarp skyrių
Sistema leido skirtingiems skyriams matyti bendrą vaizdą – pardavimų komanda dabar mato finansinę klientų informaciją, logistikos skyrius – užsakymų būseną, o finansų skyrius – pardavimų prognozes. Tai pagerino bendrą komunikaciją ir sumažino informacijos silosus.
Duomenimis pagrįsti sprendimai
Turint lengvai prieinamus ir analizuojamus duomenis, įmonės kultūra pakrypo link duomenimis pagrįstų sprendimų. Anksčiau daugelis sprendimų būdavo priimami remiantis intuicija ar patirtimi, dabar – remiantis realiais skaičiais.
Į ką atkreipti dėmesį renkantis sistemą šiandien
Remdamasis savo patirtimi, jei šiandien rinktumėmės sistemą iš naujo, štai į ką atkreipčiau dėmesį:
Debesijos privalumai
Neabejotinai rinkčiausi debesijos (cloud) pagrindo sistemą – prieiga iš bet kur, automatiniai atnaujinimai, mažesni IT infrastruktūros kaštai ir geresnė duomenų apsauga yra neįkainojami privalumai.
API galimybės
Ypatingą dėmesį skirčiau API (programinės sąsajos) galimybėms – tai leidžia integruoti sistemą su kitomis programomis ir automatizuoti procesus. Net jei šiandien to nereikia, ateityje tikrai prireiks.
Plėtros galimybės
Sistema turėtų augti kartu su verslu – ar galima lengvai pridėti naujus modulius, vartotojus, funkcionalumą? Ar ji tvarkysis su didesniais duomenų kiekiais?
Vartotojų bendruomenė
Aktyvus vartotojų forumas ar bendruomenė yra neįkainojamas resursas – ten galima rasti atsakymus į klausimus, pasidalinti patirtimi ir sužinoti apie naujoves. Prieš renkantis sistemą, verta patikrinti, ar tokia bendruomenė egzistuoja.
Tiekėjo finansinis stabilumas
Buhalterinės programos tiekėjo finansinis stabilumas yra kritiškai svarbus – jei įmonė bankrutuos, jūs prarasite ne tik investiciją, bet ir palaikymą bei atnaujinimus. Verta patikrinti tiekėjo finansinę būklę ir veiklos istoriją.
Finansinis aspektas: ar investicija atsipirko?
Praėjus metams nuo sistemos įdiegimo, galiu drąsiai teigti – investicija atsipirko su kaupu. Štai keletas konkrečių rezultatų:
- Darbo efektyvumas: Buhalterijos skyriaus darbo efektyvumas padidėjo apie 35% – tas pats darbas atliekamas greičiau ir su mažiau klaidų.
- Debitorinis įsiskolinimas: Dėl automatinių priminimų ir geresnės mokėjimų kontrolės, vėluojančių mokėjimų suma sumažėjo 30%.
- Popieriaus sąnaudos: Perėjus prie elektroninių dokumentų, popieriaus ir spausdinimo kaštai sumažėjo beveik 90%.
- Sprendimų kokybė: Turint geresnius duomenis ir analitines galimybes, verslo sprendimai tapo labiau pagrįsti ir tikslesni.
Žvelgiant į skaičius, investicija į naują sistemą atsipirko per 9 mėnesius – greičiau nei tikėjomės.
Kasdienybė po metų: ką būčiau daręs kitaip?
Atvirai kalbant, per metus atradome ir dalykų, kuriuos būtume darę kitaip, jei būtume žinoję iš anksto:
1. Išsamesnis poreikių apibrėžimas
Nors atlikome nemažai namų darbų, vis tiek paaiškėjo, kad kai kurie mūsų poreikiai buvo nepakankamai apibrėžti. Pavyzdžiui, nepagalvojome apie specifines projektų valdymo ataskaitas, kurių vėliau prireikė.
2. Daugiau laiko testavimui
Skyrėme per mažai laiko bandomajam laikotarpiui – spaudė terminai, norėjosi greičiau pereiti prie naujos sistemos. Jei būtume skyrę bent mėnesį intensyviam testavimui, būtume išvengę kai kurių problemų pradiniu naudojimo etapu.
3. Detalesnis mokymo planas
Nors organizavome mokymus, jie buvo per daug bendro pobūdžio. Efektyviau būtų buvę organizuoti specializuotus mokymus pagal konkrečias roles ir funkcijas.
4. Nuoseklesnis duomenų valymas
Prieš migruojant duomenis, vertėjo atlikti nuoseklesnį jų valymą – pašalinti dublikatus, standartizuoti klientų ir tiekėjų informaciją. Dabar su tuo vis dar kartais susiduriame.
Keli žodžiai pabaigai
Po metų intensyvaus naudojimo galiu pasakyti, kad buhalterinės programos pasirinkimas yra vienas svarbiausių technologinių sprendimų, kuriuos įmonė gali priimti. Tai ne tik įrankis sąskaitoms faktūroms išrašyti ar mokesčiams apskaičiuoti – tai sistema, veikianti kaip įmonės finansinis stuburas.
Tikras skirtumas tarp geros ir puikios buhalterinės programos atsiskleidžia kasdieniniame naudojime – smulkūs patogumiai, automatizacija, intuityvumas ir lankstumas. Būtent šie niuansai lemia, ar programa tampa vertingu pagalbininku, ar kasdiene našta.
Jei šiuo metu svarstote kokią buhalterinę programą rinktis, linkiu skirti pakankamai laiko analizei, išbandyti keletą variantų ir atkreipti dėmesį ne tik į funkcijų sąrašą, bet ir į naudojimo patogumą, palaikymą bei plėtros galimybes. Tinkama programa gali transformuoti jūsų verslo procesus ir suteikti konkurencinį pranašumą – mūsų atveju, tai tikrai pasitvirtino.
