Tradicinė konferencija – tai pilka salė miesto centre, kavos pertraukėlės prie aparato ir vakare – grįžimas namo arba į viešbučio kambarį. Dalyviai pavargę, dėmesys blėsta po pietų, o komanda po renginio lieka tokie pat svetimi kaip ir prieš.
Vis daugiau įmonių pradeda kvestionuoti šį formatą. Ar tikrai produktyviausia dirbti ten, kur viskas primena kasdienybę? Ar komandos stiprėja sėdėdamos eilėmis ir klausydamos prezentacijų?
Atsakymas skatina ieškoti alternatyvų. Ir dažnai tos alternatyvos veda į netikėtas vietas – kurortus, gamtą, erdves, kur darbas ir poilsis susipina į vieną visumą.
Aplinkos poveikis produktyvumui
Moksliniai tyrimai patvirtina tai, ką intuityviai jaučiame: aplinka keičia mąstymą.
Gamtoje žmogaus streso hormonų lygis krenta per 20 minučių. Kūrybiškumas didėja atsitraukus nuo įprastos darbo vietos. Problemos, kurios biure atrodė neįveikiamos, kitoje aplinkoje staiga įgauna sprendimus.
Konferencija kurorte – tai ne atostogos darbo metu. Tai strateginis sprendimas išnaudoti aplinkos poveikį komandos efektyvumui. Kita erdvė, kitas ritmas, kita energija.
Dalyviai atvyksta su mažiau „bagažo” – rūpesčių, įtampos, kasdienių problemų. Jie labiau atviri naujoms idėjoms, lengviau bendrauja, greičiau randa bendrą kalbą.
Darbo ir poilsio balansas
Klasikinė klaida – bandyti į konferenciją kurorte sutalpinti tiek pat turinio, kiek į miesto renginį. Tada prarandamas visas formatas privalumas.
Efektyviausia struktūra: koncentruotos darbo sesijos ryte, kai protas šviežias, ir popietė laisvesnėms veikloms – diskusijoms, komandiniam darbui, poilsiui.
Pertraukos čia tampa kažkuo daugiau nei kavos gėrimu. Pasivaikščiojimas gamtoje, baseino lankymas, net trumpa meditacija – visa tai atgaivina dėmesį ir leidžia grįžti į darbą su nauja energija.
Konferencijų centras kurorto aplinkoje suteikia galimybę derinti profesionalią infrastruktūrą su atsipalaidavimo erdvėmis. Salė prezentacijoms, spa procedūros pertraukose, vakarienė su komanda – viskas vienoje vietoje.
Team building: nuo formalumo prie tikro ryšio
Komandos formavimo užsiėmimai biure dažnai atrodo dirbtinai. Žmonės jaučiasi nejaukiai, dalyvauja formaliai, tikrojo ryšio nesusikuria.
Kitoje aplinkoje barjerai mažėja. Kai kolegos kartu leidžia laiką ne tik posėdžių salėje, bet ir prie vakarienės stalo, pirtyje ar gamtoje – santykiai keičiasi.
Neformalus bendravimas atskleidžia žmones kitaip. Tas tylus kolega iš IT skyriaus pasirodo turintis puikų humoro jausmą. Griežta finansų vadovė pasakoja įdomias kelionių istorijas. Hierarchijos suvokimas minkštėja, o tai ilgainiui pagerina kasdienį bendradarbiavimą.
Geriausi team building rezultatai pasiekiami ne per organizuotas „komandos formavimo” veiklas, o per bendrą laiką neformalioje aplinkoje. Kurortas tam sukuria idealias sąlygas.
Praktinė nauda įmonei
Skeptikai klausia: ar verta investuoti į konferenciją kurorte, kai mieste pigiau?
Skaičiuojant tik salės nuomą – taip, mieste pigiau. Tačiau skaičiuojant realią vertę – ne visada.
Dalyvių dėmesingumas: kurorto aplinkoje žmonės mažiau blaškosi, daugiau įsimena, aktyviau dalyvauja. Vienos dienos produktyvumas gali prilygti dviem dienoms miesto konferencijoje.
Komandos ryšiai: vienas savaitgalis kurorte gali duoti daugiau komandos stiprinimui nei mėnesiai kasdienio darbo. Žmonės sugrįžta su geresniu tarpusavio supratimu.
Darbuotojų motyvacija: konferencija gražioje vietoje yra ir apdovanojimas. Tai žinutė komandai, kad įmonė vertina jų gerovę, ne tik rezultatus.
Mažesnė rotacija: darbuotojai, kurie jaučiasi vertinami, rečiau ieško kitos darbo vietos. Investicija į komandinius renginius atsiperka per sumažėjusias įdarbinimo išlaidas.
Formatų įvairovė
Konferencija kurorte nebūtinai reiškia tradicinį formatą kitoje vietoje. Galima eksperimentuoti su struktūra.
Strateginės sesijos – vadovų komanda išvyksta aptarti ilgalaikių planų. Rami aplinka leidžia mąstyti plačiau, nei įmanoma tarp kasdienių susitikimų.
Kūrybinės dirbtuvės – naujo produkto, kampanijos ar strategijos kūrimas. Kitokia erdvė skatina kitokį mąstymą.
Integraciniai savaitgaliai – naujiems darbuotojams arba po didelių pokyčių organizacijoje. Tikslas – ne dirbti, o susipažinti ir sukurti ryšius.
Mokymai su praktika – teorinė dalis salėje, praktinė – netradicinėje aplinkoje. Įsimena geriau, taikoma lengviau.
Metiniai susitikimai – visos įmonės ar padalinio susibūrimas. Proga švęsti pasiekimus ir planuoti ateitį.
Logistikos privalumai
Kurortas kaip konferencijų vieta turi ir praktinių privalumų.
Viskas vienoje vietoje – apgyvendinimas, salės, maitinimas, pramogos. Nereikia koordinuoti kelių tiekėjų, vežioti dalyvių iš vieno taško į kitą.
Dalyviai negali „pabėgti” – mieste visada atsiranda skubių reikalų, susitikimų, priežasčių išeiti anksčiau. Kurorte komanda lieka kartu visą laiką.
Mažiau išorinių trukdžių – telefonai skamba rečiau, kai kolegos žino, kad esate išvykę. Galima tikrai atsitraukti nuo kasdienybės.
Paprastesnis planavimas – paketas „viskas įskaičiuota” leidžia tiksliai žinoti biudžetą be netikėtumų.
Sezonas ir laikas
Konferencijos kurorte turi savo logiką metų cikle.
Pavasaris ir ruduo – patys populiariausi periodai. Oras malonus, gamta graži, nėra nei vasaros karščio, nei žiemos šalčio.
Žiema – netikėtai geras pasirinkimas. Mažiau turistų, ramiau, o pirčių ir spa sezonas pačiame pike. Kalėdiniai renginiai ar metų pradžios planavimas – puikiai tinka.
Vasara – sudėtingiau, nes daugelis atostogauja. Tačiau mažesnėms komandoms, kurios gali suderinti grafikus, vasaros konferencija tampa ir mini atostogomis.
Savaitgaliai ar darbo dienos? Priklauso nuo įmonės kultūros ir tikslų. Darbo dienomis – labiau fokusuota į darbą. Savaitgaliais – daugiau integracinio elemento, bet reikia kompensuoti darbuotojų asmeninį laiką.
Investicija į kultūrą
Galiausiai konferencija kurorte yra investicija į įmonės kultūrą.
Tai žinutė, kad čia dirbti reiškia daugiau nei atlikti užduotis. Kad komanda svarbi. Kad gerovė vertinama.
Tokios patirtys tampa istorijomis, kurias darbuotojai pasakoja draugams, šeimoms, būsimiems kolegoms. Jos kuria darbdavio įvaizdį stipriau nei bet kokia reklama.
Žmonės prisimena ne prezentacijas – prisimena pojūčius, pokalbius, bendrus juokus prie vakarienės stalo. Ir tie prisiminimai keičia kasdienį darbą ilgam.
Gal atėjo laikas kitokiai konferencijai?
