Sustokite akimirkai ir pagalvokite: jei šiandien, šią minutę, jums prireiktų 2020 metų pradžioje pasirašytos svarbios sutarties – kiek laiko užtruktumėte ją surasti? Ar tiksliai žinote, kurioje spintelėje, segtuve ar elektroninėje sistemoje ji saugoma? O gal susimąstėte, kad tai galėtų būti rimta problema?
Šis paprastas klausimas daugeliui Lietuvos įmonių vadovų ir administracijos darbuotojų sukelia nerimą. Ne veltui – dokumentų kontrolės praradimas yra tyliai artėjanti krizė, su kuria anksčiau ar vėliau susiduria kiekvienas augantis verslas. Kodėl šioje srityje kyla problemos ir kaip jas išspręsti pasitelkiant šiuolaikinį dokumentų archyvavimas – analizuojame šiame straipsnyje.
Dingusių dokumentų fenomenas – nuo juokingo iki tragiško
„Prisiekiu, ta sutartis buvo štai šitame segtuve praėjusią savaitę” – frazė, kurią bent kartą yra ištaręs kone kiekvienas biuro darbuotojas. Iš pradžių situacija gali atrodyti komiška, tačiau kai dėl dingusio dokumento vėluoja svarbus projektas, rizikuojama neatitikti teisės aktų reikalavimų arba prarandama galimybė įrodyti svarbius faktus – juokas greitai pereina į nerimą.
Realybė tokia, kad įmonės dokumentai turi tendenciją „migruoti” – juos paima skirtingi darbuotojai, perkelia į kitus aplankus, kartais kopijuoja arba, blogiausia, išmeta manydami, kad tai nebesvarbu. Elektroniniai dokumentai susiduria su panašiomis problemomis – jie išsaugomi su klaidinančiais pavadinimais, netinkamose direktorijose arba ant darbuotojų asmeninių kompiuterių, kurie vėliau pakeičiami naujais.
Tyrimas, atliktas tarp vidutinio dydžio įmonių, atskleidė, kad net 7 iš 10 organizacijų negali per 30 minučių rasti konkretaus dvejų metų senumo dokumento. Šis skaičius verčia susimąstyti – ypač žinant, kad versle laikas dažnai yra lemiamas faktorius.
Kodėl 2020-ieji tapo kritiniu tašku daugeliui įmonių?
2020-ieji – pandemijos pradžios metai – buvo ypatingi daugeliui verslų. Staigus perėjimas prie nuotolinio darbo sukėlė chaosą dokumentų valdymo sistemose:
- Darbuotojai skubiai persikėlė dirbti iš namų, dažnai pasiėmę su savimi svarbius dokumentus
- Skaitmeninė komunikacija išaugo eksponentiškai, sukurdama daugybę naujų elektroninių dokumentų
- Krizinė situacija vertė priimti greitus sprendimus, dažnai nekreipiant dėmesio į dokumentų registravimą
- Įmonės pasirašė daugybę naujų sutarčių dėl pasikeitusių veiklos sąlygų
- Vyriausybės pagalbos verslui programos sukūrė papildomą dokumentų srautą
Visa tai sukūrė „tobulą audrą” dokumentų valdymo sistemose. Dabar, praėjus keleriems metams, daugelis įmonių susiduria su šios audros pasekmėmis – dokumentai išsibarstę, sistemas sunku suprasti, o atsakomybė už dokumentų valdymą neaiški.
Teisinė rizika – nematomos grėsmės šešėlis
Viena didžiausių prastai tvarkomų dokumentų rizikų – teisiniai pavojai. Lietuvos ir ES teisės aktai numato konkrečius reikalavimus įvairiems dokumentams:
- Finansiniai dokumentai privalo būti saugomi ne mažiau kaip 10 metų
- Darbo sutartys ir su jomis susiję dokumentai – 50 metų po darbo santykių pabaigos
- Sutartys su klientais – dažniausiai bent 5 metus po sutarties pabaigos
- Su BDAR susiję duomenys reikalauja ypatingo dėmesio ir tvarkymo
Nežinojimas, kur yra dokumentai, reiškia ne tik nepatogumą – tai gali lemti rimtas teisines ir finansines pasekmes. Mokesčių inspekcijos ar Valstybinio socialinio draudimo fondo audito metu nesugebėjimas pateikti reikiamų dokumentų gali baigtis baudomis ar net kaltinimais dėl sukčiavimo.
Neseniai viena Lietuvos vidutinio dydžio įmonė susidūrė su 15 000 eurų bauda, nes negalėjo pateikti reikiamų dokumentų valdžios institucijoms per nustatytą laiką – ne dėl to, kad jų neturėjo, bet dėl to, kad jų tiesiog negalėjo rasti laiku.
Augantys kaštai – nematoma finansinė skylė
Neefektyvus dokumentų valdymas kainuoja brangiai, ir šios išlaidos dažnai lieka nepastebėtos tradicinėse finansinėse ataskaitose:
- Darbuotojų laikas, praleistas ieškant dokumentų (vidutiniškai 15-20% darbo laiko)
- Dokumentų dublikatų kūrimas, kai originalai nerasti
- Pakartotinis darbas dėl prarastų duomenų
- Biuro ploto išlaidos fiziniams dokumentams saugoti
- Laiko ir finansiniai nuostoliai dėl vėluojančių sprendimų
Tarptautiniai tyrimai rodo, kad vidutinis biuro darbuotojas praleidžia iki 400 valandų per metus ieškodamas informacijos. Padauginkite šį skaičių iš vidutinio darbo užmokesčio – ir pamatysite, kokią sumą jūsų įmonė tiesiog „išmeta” dėl prasto dokumentų valdymo.
Konfidencialumas pavojuje – kai jūsų dokumentai gali atsidurti ne ten
Dar viena kritinė problema – konfidencialumo užtikrinimas. Kai dokumentai nėra tinkamai valdomi:
- Konfidenciali informacija gali tapti prieinama neįgaliotiems asmenims
- Sunku kontroliuoti, kas turi prieigą prie svarbių dokumentų
- Darbuotojų kaita sukelia papildomą riziką – išeinantys darbuotojai gali išsinešti informaciją
- Nutekėjusi konfidenciali informacija gali tapti konkurencinio pranašumo praradimu
- BDAR pažeidimai gali lemti didžiules baudas (iki 4% metinės apyvartos)
Konfidencialumo praradimas yra viena iš tų rizikų, kurių pasekmės gali būti katastrofiškos – nuo reputacijos praradimo iki milijoninių ieškinių. Įsivaizduokite situaciją, kai konfidenciali sutartis su svarbiausiu klientu per neapsižiūrėjimą atsiduria ant netinkamo asmens stalo ar elektroninio pašto dėžutėje.
Verslo tęstinumo rizika – kai prarandami ne tik dokumentai, bet ir verslas
Net 60% įmonių, patyrusių didelį duomenų praradimą ir neturėjusių tinkamos atsarginių kopijų sistemos, nutraukia veiklą per šešis mėnesius po nelaimės. Šis sukrečiantis statistinis faktas pabrėžia, kaip kritiškai svarbu yra užtikrinti dokumentų saugumą:
- Gaisras biure gali sunaikinti visus fizinius dokumentus per minutes
- Kompiuterių gedimai gali lemti elektroninių dokumentų praradimą
- Kibernetinės atakos tampa vis dažnesnės ir pavojingesnės
- Stichinės nelaimės gali padaryti žalą tiek fiziniams, tiek elektroniniams dokumentams
- Žmogiškos klaidos – vienas dažniausių duomenų praradimo šaltinių
Be tinkamos dokumentų archyvavimo strategijos, įmonė rizikuoja prarasti savo verslo pamatus – informaciją, kuri yra būtina kasdienėje veikloje ir teisiniuose santykiuose.
Efektyvumo praradimas – kai laikas eikvojamas beverčiam ieškojimui
Šiuolaikiniame verslo pasaulyje, kur laikas yra vertingiausias resursas, negalima sau leisti švaistyti valandų ieškant dokumentų. Neefektyvus dokumentų valdymas:
- Lėtina sprendimų priėmimo procesą
- Mažina darbuotojų motyvaciją ir didina stresą
- Sukuria papildomą administracinę naštą
- Trukdo efektyviam komandų bendradarbiavimui
- Stabdo naujų darbuotojų adaptacijos procesą
Įsivaizduokite, kiek vertingų projektų jūsų komanda galėtų įgyvendinti per tą laiką, kurį dabar praleidžia ieškodama dokumentų ir tvarkydama jų chaosą.
Profesionalus sprendimas – kai dokumentų archyvavimas tampa strateginiu pranašumu
Šiuolaikinis dokumentų archyvavimas nebėra tiesiog papildoma paslauga – tai strateginė investicija, užtikrinanti verslo konkurencingumą ir tęstinumą. Profesionalus dokumentų valdymas siūlo:
- Centralizuotą dokumentų saugojimą pagal aukščiausius saugumo standartus
- Greitą ir efektyvią dokumentų paiešką
- Aiškią prieigos kontrolės sistemą
- Automatizuotą dokumentų gyvavimo ciklo valdymą
- Atitiktį teisiniams reikalavimams
- Efektyvų bendradarbiavimą tarp padalinių ir darbuotojų
- Patikimą atsarginių kopijų sistemą
Šiuolaikiniai sprendimai apjungia fizinį ir skaitmeninį archyvavimą, suteikdami įmonėms lankstumą ir patogumą, kartu užtikrindami maksimalų saugumą.
Investicija, kuri atsiperka – kiek kainuoja ramybė?
Investicija į profesionalų dokumentų archyvavimą dažnai atsiperka greičiau, nei įmonės tikisi:
- Sumažėjusios darbo jėgos sąnaudos dokumentų valdymui
- Padidėjęs darbuotojų produktyvumas
- Sumažėjusi teisinė rizika ir potencialios baudos
- Mažesnės biuro ploto išlaidos
- Geresni verslo sprendimai, pagrįsti lengvai prieinama informacija
Vidutiniškai, įmonės, investavusios į profesionalų dokumentų valdymą, pastebi 30-40% padidėjusį efektyvumą su dokumentais susijusiuose procesuose ir iki 25% sumažėjusias išlaidas.
Ateities perspektyva – kai dokumentų archyvavimas tampa konkurenciniu pranašumu
Technologijos keičia dokumentų valdymo erdvę neįtikėtinu greičiu. Šiuolaikinės tendencijos rodo, kad ateityje:
- Dirbtinis intelektas padės automatiškai klasifikuoti ir apdoroti dokumentus
- Blokų grandinės technologija užtikrins dokumentų autentiškumą ir nekintamumą
- Debesų technologijos leis pasiekti dokumentus iš bet kurios pasaulio vietos
- Biometrinė autentifikacija užtikrins aukščiausio lygio prieigos saugumą
- Automatinis vertimas leis efektyviai valdyti daugiakalbius dokumentus
Įmonės, kurios jau dabar investuoja į pažangius dokumentų archyvavimo sprendimus, bus geriau pasiruošusios šiems technologiniams pokyčiams ir išlaikys konkurencinį pranašumą.
Vietoj išvados: pirmasis žingsnis į kontrolę
Grįžkime prie pradinio klausimo: ar tikrai žinote, kur šiandien yra jūsų 2020 metų sutartys? Jei atsakymas kelia nerimą, tai galbūt pats laikas rimtai apsvarstyti profesionalų dokumentų archyvavimą.
Pirmasis žingsnis – įvertinti esamą padėtį ir nustatyti dokumentų valdymo spragas jūsų organizacijoje. Toliau seka sprendimo pasirinkimas, pritaikytas konkretiems jūsų verslo poreikiams – nuo paprastų skaitmeninimo paslaugų iki visapusiškų dokumentų valdymo sistemų.
Nepriklausomai nuo jūsų verslo dydžio ar srities, tinkamai valdomi dokumentai yra ne tik būtinybė, bet ir strateginis įrankis, užtikrinantis sklandų augimą ir sėkmę konkurencingoje rinkoje. O pradedant nuo paprastų klausimų – kaip tas apie 2020 metų sutartis – galima atrasti problemas, kurių sprendimas atneš neįkainojamą naudą jūsų verslui.
